В последние годы во всех отраслях промышленности наметилась тенденция к всеобщей «оцифровке» бизнес-процессов организаций. Можно сказать, что это еще один шаг к наступлению Индустрии 4.0. Предприятия активно внедряют различные программные решения (ERP, CRM, PLM системы) для автоматизации и обеспечения прозрачности своих процессов. Степень охвата различными информационными системами достигает 80-90% обрабатываемой информации. Однако, на сегодняшний день приоритетом для автоматизации являются службы, которые имеют непосредственное отношение к финансам организации (бухгалтерия, продажи, закупки), либо службы, которые осуществляют подготовку производства (конструкторские и технологические отделы). В то же время такая важная составляющая бизнеса как обеспечение качества продукции отстает в этом отношении на несколько десятков лет. Не последнюю роль в данном процессе играет качественное управление аудитами организации.
Ни для кого не является секретом, что проведение аудитов может приносить большую пользу предприятию. Фактически, многие топ-менеджеры называют аудиты секретным оружием успеха своего предприятия. Грамотно спланированные и проведенные аудиты вносят существенный вклад для оптимального управления бизнес-процессами. Отлаженный процесс управления аудитами дает уверенность что определенные бизнес-процессы действительно работают в соответствии с поставленными задачами и с заданной эффективностью.
Однако чаще всего сотрудники организации воспринимают аудиты как неизбежное зло, а в таких случаях нередко наблюдается формальный подход к аудитам, как к рутинной обязанности – сотрудники заинтересованы только в проведении и завершении внутренних аудитов по своим процессам, либо создается видимость работы для удовлетворения внешних аудиторов. Эффективность бизнес-процесса снижается, что оказывает влияние на общую эффективность работы организации.
Для повышения эффективности бизнес-процесса организации необходимо устранить несколько барьеров в организации работы службы аудиторов:
а) Большая загруженность аудиторов «бумажной работой» в рамках выполнения аудитов
В наше время никого не удивляет наличие специальных программных решений для бухгалтеров, экономистов, закупщиков, конструкторов, технологов, которое существенно увеличивает их возможности и производительность. Эти решения могут являться частью глобальной системы, охватывающей большинство бизнес-процессов предприятия, либо набором отдельных решений, не связанных друг с другом. В то же время достаточно типично отсутствие программного решения для департамента качества в целом, и для служб аудиторов в частности. Поэтому практически вся работа ведется вручную или средствами Microsoft Office, что явно сказывается на производительности их труда.
б) Планирование аудитов и распределение нагрузки
Отсутствие понятных инструментов планирования аудитов приводит к нехватке времени на должную подготовку и проведение мероприятий. Более того не всегда понятно, какое количество аудиторов необходимо иметь для выполнения плана. На практике получается, что количество сотрудников в службе аудита зависит от возможностей руководителя данной службы (или директора по качеству), а не от фактической потребности.
в) Отсутствие централизации в работе с документами по аудитам
Ввиду отсутствия единой программной среды для службы аудиторов, вся работа ведется децентрализовано, что обычно приводит к захламлению одной или нескольких папок в сетевом окружении организации рабочими документами и ссылками (например, на незакрытые корректирующие мероприятия, прошлогодние результаты аудитов и т.д.). Отсутствие порядка в документировании в свою очередь приводит к сложностям в сборе информации для последующих аудитов, проведении аналитики и оценке возможностей для улучшения процессов.
г) Обеспечение прозрачности результатов аудита и связи между выполнением корректирующих действий и результатами аудитов.
По завершении аудита обычно обнаруживается ряд несоответствий или рекомендаций для улучшения текущего процесса. Отслеживать выполнение и оценивать эффективность проведенных мероприятий – головная боль как для аудиторов, так и для владельцев процессов. На данный момент в подавляющем большинстве случаев в организациях все сводится к тому, что о корректирующих действиях вспоминают к моменту прохождения следующего аудита.
д) Рутинные операции оповещения вовлеченных сотрудников
Такие типовые операции как оповещение сотрудников о приближающемся аудите, напоминание о необходимости закрыть предписание, разослать чек лист и прочие оповещения несмотря на свою простоту, занимают неприлично много рабочего времени и не содержат большой ценности сами по себе. Но без наличия специальных решений выполнять эти операции можно только вручную, что по статистике отнимает около 10-15% времени.
е) Создание отчетов по проведенному аудиту
Каждый отчет о проведенном аудите требует колоссальных временных затрат на оформление и перенос записей из рабочих документов. Кроме того, имеющаяся информация на момент формирования отчета практически всегда отстает от текущего положения дел.
ж) Непоследовательность в методах аудита и подготовке отчетности
Достаточно часто встречаются случаи, когда в одной организации для выполнения аудитов смежных процессов применяются разные методы и критерии оценки эффективности, поэтому становится очень сложно проводить общий анализ информации и тем более делать какие-то выводы о позитивных или негативных тенденциях. Не менее сложно составить ежегодную или ежеквартальную сводную отчетность по всем процессам.
Организации со сложной разветвленной структурой просто обязаны проводить аудиты различных типов включая:
В результате компании не фокусируются на получении ценности, которую может привнести грамотно спланированный и проведенный аудит. Их усилия направлены просто на его выполнение и получение очередной галочки в чек-листе. Чтобы реализовать весь потенциал аудита процессов и «сдвинуть» образ мыслей исполнителей с простого обеспечения соответствия требованиям на создание реальной ценности от процесса, организациям необходимо найти путь эффективного управления аудитами.
К счастью, есть готовое решение, сроки внедрения которого исчисляются не годами, а неделями: программное решение по управлению аудитами CASQ-it.Аудит от компании Boehme&Weihs. Данное программное решение устраняет ручное управление и распределение аудитов путем электронной автоматизации всего процесса аудита, включая: планирование, уведомление, жесткая привязка к истории процесса, предоставление контроля выполнения аудита в замкнутом цикле (PDCA), автоматизация процесса формирования отчетности, обеспечение прозрачности выполнения корректирующих действий и многое другое. Программное решение CASQ-it.Аудит – это невероятно удобная система для пользователя, которая в тоже время полностью соответствует требованиям бизнеса и стандартам качества.
Работа с решением не подразумевает наличие каких-либо специфических навыков, как, например, в случае с Microsoft Excel. Дружественный интерфейс и понятная логика, позволяют обучить сотрудников за очень короткие сроки.
Внедрив в своей организации наше программное решение, вы получите возможность:
Внедрение любой информационной системы должно быть обосновано с точки зрения экономики и целесообразности. В таблице 1 приведены усредненные данные по снижению основных операционных затрат по процессу проведения аудита:
Наименование операции | Усредненные Значения временных затрат без использования ПО (ч) | Значения временных затрат после внедрения решения Casq-it.Аудит | Выгода (%) | Примечания |
---|---|---|---|---|
Создание календарного плана аудитов; | 30 | 10 | 66% | План формируется и обновляется автоматически каждый раз при внесении нового аудита |
Рассылка уведомлений, чек-листов перед наступающим аудитом | 3 | 0 | 100% | Производится автоматически |
Просмотр истории аудита для проведения ретроспективного анализа | 2 | 1 | 50% | Для просмотра истории конкретного аудита требуется сделать два клика мышкой |
Регистрация собранных данных для подготовки отчета выполнения аудита | 14 | 8 | 42% | Данные заносятся сразу в интерфейс аудитора, подсчет баллов и результат происходит автоматически |
Регистрация отклонений, рекомендаций, назначение корректирующих мероприятий | 5 | 3 | 40% | Процесс ускоряется засчет возможности выбора типовых несоответствий и корректирующих мероприятий |
Создание плана мероприятий | 15 | 0 | 100% | Формируется автоматически |
Мониторинг просроченных мероприятий, уведомление исполнителей | 3 | 0 | 100% | Мониторинг происходит в фоновом режиме, при необходимости рассылаются автоматические уведомления |
Формирование периодической отчетности для руководства | 8 | 1 | 87,5% | Любая отчетность для анализа формируется и распечатывается за три клика мышки |
Подготовка, согласование и печать отчета по выполненному аудиту | 4 | 1 | 75% | Печатная форма создается автоматически на основании введенных данных. |
Итого: | 84 | 24 | 71% | За один выполненный и закрытый аудит |
Статистические данные за последние десять лет промышленной эксплуатации программного обеспечения данного позволили подсчитать среднее время экономии времени на выполнение различного рода «бумажной» работы в пересчете на одного сотрудника (численность организаций составляет 250-1000 человек). Под бумажной работой понимается поиск, согласование, получение, организация, рассылка и архивирование документации, связанной с выполнением аудитов.
Уровень сотрудника | Усредненные затраты на «Бумажную работу» в день (мин) | Затраты на выполнение этих же операций при работе с программным обеспечением | Экономия % | Экономия в год (ч) |
---|---|---|---|---|
Исполнители | 60 | 20 | 66% | 176 |
Владельцы процессов | 180 | 30 | 83,3% | 660 |
Координаторы (аудиторы) | 360 | 80 | 77,7% | 1232 |
Таким образом при наличии данных о стоимости времени сотрудников и стоимость внедрения программного обеспечения CASQ-it несложно посчитать экономическую целесообразность внедрения программного решения.
comments powered by Disqus