Как программное обеспечение поддерживает процесс Аудита на предприятии

Почему Вам необходимо «оцифровать» процесс управления аудитами?

В последние годы во всех отраслях промышленности наметилась тенденция к всеобщей «оцифровке» бизнес-процессов организаций. Можно сказать, что это еще один шаг к наступлению Индустрии 4.0. Предприятия активно внедряют различные программные решения (ERP, CRM, PLM системы) для автоматизации и обеспечения прозрачности своих процессов. Степень охвата различными информационными системами достигает 80-90% обрабатываемой информации. Однако, на сегодняшний день приоритетом для автоматизации являются службы, которые имеют непосредственное отношение к финансам организации (бухгалтерия, продажи, закупки), либо службы, которые осуществляют подготовку производства (конструкторские и технологические отделы). В то же время такая важная составляющая бизнеса как обеспечение качества продукции отстает в этом отношении на несколько десятков лет. Не последнюю роль в данном процессе играет качественное управление аудитами организации.

Ни для кого не является секретом, что проведение аудитов может приносить большую пользу предприятию. Фактически, многие топ-менеджеры называют аудиты секретным оружием успеха своего предприятия. Грамотно спланированные и проведенные аудиты вносят существенный вклад для оптимального управления бизнес-процессами. Отлаженный процесс управления аудитами дает уверенность что определенные бизнес-процессы действительно работают в соответствии с поставленными задачами и с заданной эффективностью.

Однако чаще всего сотрудники организации воспринимают аудиты как неизбежное зло, а в таких случаях нередко наблюдается формальный подход к аудитам, как к рутинной обязанности – сотрудники заинтересованы только в проведении и завершении внутренних аудитов по своим процессам, либо создается видимость работы для удовлетворения внешних аудиторов. Эффективность бизнес-процесса снижается, что оказывает влияние на общую эффективность работы организации.

Для повышения эффективности бизнес-процесса организации необходимо устранить несколько барьеров в организации работы службы аудиторов:

а) Большая загруженность аудиторов «бумажной работой» в рамках выполнения аудитов

В наше время никого не удивляет наличие специальных программных решений для бухгалтеров, экономистов, закупщиков, конструкторов, технологов, которое существенно увеличивает их возможности и производительность. Эти решения могут являться частью глобальной системы, охватывающей большинство бизнес-процессов предприятия, либо набором отдельных решений, не связанных друг с другом. В то же время достаточно типично отсутствие программного решения для департамента качества в целом, и для служб аудиторов в частности. Поэтому практически вся работа ведется вручную или средствами Microsoft Office, что явно сказывается на производительности их труда.

б) Планирование аудитов и распределение нагрузки

Отсутствие понятных инструментов планирования аудитов приводит к нехватке времени на должную подготовку и проведение мероприятий. Более того не всегда понятно, какое количество аудиторов необходимо иметь для выполнения плана. На практике получается, что количество сотрудников в службе аудита зависит от возможностей руководителя данной службы (или директора по качеству), а не от фактической потребности.

в) Отсутствие централизации в работе с документами по аудитам

Ввиду отсутствия единой программной среды для службы аудиторов, вся работа ведется децентрализовано, что обычно приводит к захламлению одной или нескольких папок в сетевом окружении организации рабочими документами и ссылками (например, на незакрытые корректирующие мероприятия, прошлогодние результаты аудитов и т.д.). Отсутствие порядка в документировании в свою очередь приводит к сложностям в сборе информации для последующих аудитов, проведении аналитики и оценке возможностей для улучшения процессов.

г) Обеспечение прозрачности результатов аудита и связи между выполнением корректирующих действий и результатами аудитов.

По завершении аудита обычно обнаруживается ряд несоответствий или рекомендаций для улучшения текущего процесса. Отслеживать выполнение и оценивать эффективность проведенных мероприятий – головная боль как для аудиторов, так и для владельцев процессов. На данный момент в подавляющем большинстве случаев в организациях все сводится к тому, что о корректирующих действиях вспоминают к моменту прохождения следующего аудита.

д) Рутинные операции оповещения вовлеченных сотрудников

Такие типовые операции как оповещение сотрудников о приближающемся аудите, напоминание о необходимости закрыть предписание, разослать чек лист и прочие оповещения несмотря на свою простоту, занимают неприлично много рабочего времени и не содержат большой ценности сами по себе. Но без наличия специальных решений выполнять эти операции можно только вручную, что по статистике отнимает около 10-15% времени.

е) Создание отчетов по проведенному аудиту

Каждый отчет о проведенном аудите требует колоссальных временных затрат на оформление и перенос записей из рабочих документов. Кроме того, имеющаяся информация на момент формирования отчета практически всегда отстает от текущего положения дел.

ж) Непоследовательность в методах аудита и подготовке отчетности

Достаточно часто встречаются случаи, когда в одной организации для выполнения аудитов смежных процессов применяются разные методы и критерии оценки эффективности, поэтому становится очень сложно проводить общий анализ информации и тем более делать какие-то выводы о позитивных или негативных тенденциях. Не менее сложно составить ежегодную или ежеквартальную сводную отчетность по всем процессам.

Организации со сложной разветвленной структурой просто обязаны проводить аудиты различных типов включая:

• аудиты внутренних процессов
• аудиты системы
• аудиты продукта
• финансовые аудиты
• аудиты поставщиков
• аудиты по охране труда
• аудиты систем управления
• финансовые аудиты
• и многие другие

В результате компании не фокусируются на получении ценности, которую может привнести грамотно спланированный и проведенный аудит. Их усилия направлены просто на его выполнение и получение очередной галочки в чек-листе. Чтобы реализовать весь потенциал аудита процессов и «сдвинуть» образ мыслей исполнителей с простого обеспечения соответствия требованиям на создание реальной ценности от процесса, организациям необходимо найти путь эффективного управления аудитами.

К счастью, есть готовое решение, сроки внедрения которого исчисляются не годами, а неделями: программное решение по управлению аудитами CASQ-it.Аудит от компании Boehme&Weihs. Данное программное решение устраняет ручное управление и распределение аудитов путем электронной автоматизации всего процесса аудита, включая: планирование, уведомление, жесткая привязка к истории процесса, предоставление контроля выполнения аудита в замкнутом цикле (PDCA), автоматизация процесса формирования отчетности, обеспечение прозрачности выполнения корректирующих действий и многое другое. Программное решение CASQ-it.Аудит – это невероятно удобная система для пользователя, которая в тоже время полностью соответствует требованиям бизнеса и стандартам качества.

Работа с решением не подразумевает наличие каких-либо специфических навыков, как, например, в случае с Microsoft Excel. Дружественный интерфейс и понятная логика, позволяют обучить сотрудников за очень короткие сроки.

Основные преимущества работы с программным решением CASQ-it.Аудит

• Обеспечивает эффективное внедрение передовых методов и политик в области качества;
• Обеспечивает соответствие требованиям многоуровневого аудита процессов;
• Снижает требования к квалификации аудитора, позволяя получать знания и советы по проведению аудита непосредственно через интерфейс решения;
• выделяет области, требующие улучшения путем быстрого и легкого создания графических и числовых отчетов;
• Обеспечивает экономию времени за счет автоматического управления всей аудиторской функцией: от подготовки до формирования выходного отчета;
• Обеспечивает все требования к качеству, включая: ISO 9000/9001, ISO 13485, ISO 14000/14001, ISO 14971, ISO 17025, ISO 22000, HACCP, TL 9000, TS-16949, AS 9100, OHSAS 18000 и многие другие;
• Образует постоянно обновляющуюся базу знаний по всем процессам, которая останется в организации независимо от любых обстоятельств (например, уходе ведущих сотрудников).

Внедрив в своей организации наше программное решение, вы получите возможность:

• Обеспечить своевременное и своевременное проведение аудита, так как CASQ-it.Аудит автоматизирует управление процессом аудита, включая полностью интегрированные возможности электронной почты, которые уведомляют и автоматически назначают аудиторский персонал, а также отслеживают и уведомляют соответствующих лиц о критических событиях аудита;
• Просматривать результаты аудита таким образом, какой предпочитает конечный пользователь: графический, сводный или подробный формат;
  

  

  Рисунок 4. Пример отображения анализа в графической форме.
• Содействовать постоянному совершенствованию, позволяя пользователям не забывать «жесткие вопросы» в чек-листе аудита посредством проверки достоверности данных;
• Поддерживать все виды аудитов от внутренних аудитов процессов, многоуровневых аудитов, аудитов продуктов, аудитов поставщиков для аудитов сторонних организаций и многое другое;
• Создавать и настраивать шаблоны чек-листов аудита, которые могут быть легко скопированы и изменены для следующей проверки без повторного набора;
• Обеспечить интеграцию со смежными решениями CASQ-it или сторонними информационными системами;
• Препятствовать несанкционированным изменениям результатов аудита благодаря полнофункциональной системе прав и ролей;
• Гарантировать, что результаты аудита сообщаются ответственным сотрудникам, поставщикам или другим лицам, участвующим в процессе аудита, обеспечивая постоянное улучшение качества процесса;
• Упростить планирование аудита на основе настраиваемого пользователем алгоритма, помогающего проверять деятельность на основе состояния и важности деловой активности.

Экономия при внедрении решения CASQ-it.Аудит

Внедрение любой информационной системы должно быть обосновано с точки зрения экономики и целесообразности. В таблице 1 приведены усредненные данные по снижению основных операционных затрат по процессу проведения аудита:

Статистические данные за последние десять лет промышленной эксплуатации программного обеспечения данного позволили подсчитать среднее время экономии времени на выполнение различного рода «бумажной» работы в пересчете на одного сотрудника (численность организаций составляет 250-1000 человек). Под бумажной работой понимается поиск, согласование, получение, организация, рассылка и архивирование документации, связанной с выполнением аудитов.

Таким образом при наличии данных о стоимости времени сотрудников и стоимость внедрения программного обеспечения CASQ-it несложно посчитать экономическую целесообразность внедрения программного решения.